Der Versand der Diaserien erfolgt mit der Post als Paket. Für die entstehenden Porto- und Verpackungskosten ist für eine Diaserie von ca. 100 Dias ein Betrag von 5,-- EUR  kalkuliert. Bei Einzeldias bis 10 Stück beträgt der Kostenbeitrag 2,-- EUR. Die Gebühr für die Rücksendung in der Originalverpackung trägt der Entleiher.

Jeder Entleiher kann gleichzeitig nicht mehr als eine Diaserie ausleihen. Die Ausleihdauer beträgt zunächst 2 Wochen. Eine einmalige Verlängerung von 2 Wochen ist möglich. Darüber hinaus ist eine Verlängerung auf Anfrage und unter der Voraussetzung möglich, dass kein anderweitiger Bedarf besteht. Die Gesamtausleihdauer darf nicht mehr als 2 Monate überschreiten.

Um sicherzustellen, dass die gewünschte Serie rechtzeitig zum gewünschten Termin zur Verfügung steht, müssen die Serien frühzeitig bestellt werden. Der Entleiher ist dem AfM für pflegliche Behandlung sowie ordnungsgemäße und termingerechte Rückgabe verantwortlich und haftet für etwaige Schäden. Trotz einwandfreier Verpackung können Transportschäden an Kassetten und Dias auftreten. Nach eintreffen von beschädigten Sendungen ist daher sofort die Bundespost bzw. der Zusteller zu verständigen und der Schaden geltend zu machen. Ebenso ist der Leiter der Diathek unverzüglich zu verständigen.

Der jeweilige Fotograf behält das Urheberrecht für seine Aufnahmen. Kopien und Abzüge dürfen von den entliehenen Dias nicht hergestellt werden.

Ein Versand nach Übersee ist nur gegen Sicherheitsleistung nach Zustimmung des Vorstandes möglich.